Microsoft Excel es un programa que forma parte del paquete de Microsoft Office, el cual sigue siendo una de las herramientas más importante y usadas para trabajar. Por ello, hemos elaborado un listado con 10 fórmulas de Excel avanzado para que pueda realizar operaciones estadísticas y numéricas más amplias. Asimismo, definimos los niveles de usuario y la diferencia con las funciones.
¿Qué es Excel?
Excel es un programa desarrollado por Microsoft Office para Windows, macOS, Android e iOS. Es utilizado para el análisis y documentación de datos. Además, es una herramienta de hoja de cálculo que incluye «celdas» con datos o pequeñas informaciones. Excel resalta debido a que permite organizar la información de manera clara y precisa. Como consecuencia, es más fácil de encontrar y extraer información. Es importante mencionar que cuenta con cálculo, herramientas gráficas, tablas dinámicas y un lenguaje de programación.
¿Qué se hace en Excel avanzado, básico e intermedio?
Excel es un programa informático que cuenta con muchas herramientas que ayudan y agilizan el proceso de cálculos matemáticos. Por ello, es importante mencionar que existen diversos niveles de usuarios ya que algunas funciones pueden resultar complejas. Como consecuencia, si se desea aprovechar la herramienta Excel en su totalidad, es importante llevar cursos dictados por especialistas. A continuación, mencionaremos los nivel de usuario y que realizan.
- Principiante: Suele usar Excel como calculadora de sumas y productos. Esta persona también sabe introducir datos para almacenar información en la hoja electrónica.
- Básico: Conoce cómo implementar algunas funciones matemáticas de Excel, entre las que destacan divisiones, porcentajes, estadística y autosuma. Además, saben filtrar datos y realizar gráficos sencillos. Por otro lado, utilizan formatos para cambiar los colores de las celdas y el tamaño de la tipografía.
- Intermedio: Emplea funciones financieras, estadísticas y algunas funciones lógicas. Además, sabe implementar gráficos avanzados y editarlos para modificar el diseño y la información. En este nivel, se usan formatos condicionales y formularios de datos.
- Avanzado: Conoce las funciones de Excel más avanzadas y elabora funciones anidadas. Asimismo, utiliza la herramienta subtotales, tablas complejas y gráficos dinámicos. También se realizan grabaciones de macros sencillas y se domina la elaboración de gráficos. Este nivel se diferencia del intermedio ya que se usa el recurso importar datos desde Access y de formatos .txt.
- Experto: Conoce a profundidad los recursos de Excel y puede programar con el lenguaje VBA. Asimismo, trabaja con herramientas financieras avanzadas como Van, TIR y Nper. También sabe de las funciones de texto y consolida datos desde gran número de utilidades externas. Cuenta con la capacidad de automatizar gran parte de su trabajo y posee conocimientos básicos de programación.
- Programador Excel: Especialista en informática con nivel experto en Excel y conoce cómo combinarlo con otros programas.
Elementos de Excel
Como ya hemos mencionado, Excel es un programa informático completo que puede realizar diversas funciones para facilitar y acelerar el proceso. Por ello, consideramos importante mencionar los elementos de Excel que se encuentran en toda hoja de trabajo. Además, muchos de ellos son básicos para poder realizar cualquier fórmula y otra acción.
- Hoja de trabajo: También llamado hoja de cálculo y es la cuadrícula de trabajo.
- Libro de trabajo: Grupo de hojas de trabajo.
- Celda: Es una intersección de una columna y una fila. En cada una se puede escribir una fórmula.
- Barra de menú: Muestra todos los menús disponibles para usar en Excel.
- Barra de fórmulas: Son las fórmulas que se pueden desarrollar dentro de una celda.
- Funciones de Excel: Operaciones predefinidas.
- Gráficos estadísticos: Representaciones visuales de datos estadísticos.
- Gráficos dinámicos: Son los datos que se actualizan automáticamente cuando se modifican otros datos.
Diferencias entre Fórmula y Función de Excel avanzado
Las funciones son fórmulas establecidas por Excel para acelerar el trabajo. Ambas pueden trabajar de la mano ya que puede combinar fórmulas con funciones para lograr su objetivo. Además, se diferencian por la estructura de la operación. Las fórmulas de Excel contienen símbolos matemáticos como – o + y las funciones contienen palabras y paréntesis.
- Fórmula: =A3 – B3
- Función: =RESTA(A3:B3)
Fórmulas de Excel avanzado
Las fórmulas de Excel Avanzado son las operaciones matemáticas que se pueden realizar dentro del programa con el conocimiento de la combinación de elementos. Además, recomendamos a las personas que desean ampliar sus conocimientos y ser expertos en Excel llevar cursos especializados. A continuación, mencionaremos 10 fórmulas de Excel avanzado que se pueden realizar desde casa.
1. SI: Importante para conocer los valores
Esta es una de las mejores fórmulas de Microsoft Excel, ya que te permite elaborar comparaciones lógica entre un valor y resultado. Por ello, puede tener dos resultados: Verdadero y Falso. Además, permite evaluar textos y valores y notifica los errores.
2. CONCATENAR: Permite combinar datos
La fórmula Concatenar permite unir dos celdas, lo que resulta especialmente útil cuando se trabaja con base de datos. Un ejemplo de ello es cuando los formularios tienen campos distintos para nombre y apellido. En estos casos se crea un tercer campo con «nombre completo» y se coloca la fórmula concatenar para combinarlos automáticamente.
3. CONTAR.SI: Fórmula de Excel avanzado para contar celdas
CONTAR.SI es una de las funciones estadísticas más utilizada debido a que permite contar el número de celdas que cumplen un criterio establecido. Por ejemplo, en un cuadro con 100 nombres de ciudades puede establecer contar.si para saber cuantas veces se repite Barcelona o cualquier otra ciudad determinada.
4. SUMAR.SI: Acelera el proceso de sumar datos
La fórmula SUMAR.SI es una de las funciones más necesarias para trabajar correctamente en Excel. Funciona en base a la herramienta SI, solo que en vez de mostrar un valor, suma los datos de todos los que cumplen una regla lógica establecida.
5. Izquierda / derecha: Especial para recuperar datos
Esta función es muy útil para crear códigos en las base a datos. Puedes usarlo para cortar la parte derecha o izquierda de una celda. Además, al combinarla con Concatenar, puede crear códigos para usuarios de manera rápida.
- IZQUIERDA restituye los primeros caracteres de una cadena de texto, dependiendo del número especificado.
- DERECHA reintegra al último carácter o caracteres de un texto, según el número establecido.
6. CONTAR.SI.CONJUNTO: Fórmula de Excel avanzado para contar en base a reglas
El funcionamiento es similar al de contar.si, con la gran diferencia de que facilita el uso de varias reglas. Esta característica aumenta su utilidad debido a que permite segmentar el número de usuarios en una base de datos que cumple dos reglas.
7. SUMAR.SI.CONJUNTO: Permite cruzar información
La fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO permite cruzar información con dos reglas y los que la cumplen, tendrán sus datos sumados. Un uso óptimo de esta función puede ser para conocer la facturación total en una base de datos, tomando en cuenta varios criterios de segmentación o para conocer el número de productos vendidos por una determinada marca.
8. COINCIDIR: Herramienta que permite conocer datos iguales
COINCIDIR es una fórmula de Excel avanzado que permite buscar y hacer referencias. Es decir, averigua un elemento determinado dentro de un intervalo de celdas para devolver la posición de dicho elemento. Por ejemplo, si el rango B3:B5 contiene los datos 1, 2 y 3, la fórmula =COINCIDIR(2,B3:B5,0) , devuelve a la segunda celda.
9. BUSCARV: Permite buscar valores
BUSCARV es una fórmula que permite buscar un valor dentro de una base de datos de manera rápida, sea en tablas o un rango de filas. Luego, le indicará qué columna quiere que de y le mostrará el valor que encontró en su matriz.
10. PROMEDIO.SI: Fórmula para conocer la media aritmética
La fórmula PROMEDIO.SI es una de las herramientas más utilizadas para datos estadísticos dentro de Excel. Esta se encarga de devolver la media aritmética o promedio de las celdas específicas elegidas por el usuario. Es decir, se establecen criterios determinados para conocer el promedio entre algunas celdas que los cumplan.
Conclusión
Como un buen profesional de Marketing Digital es importante que sepa todo lo que puede desarrollar una herramienta tan útil como Microsoft Excel. Si llega a manejar a un nivel avanzado, tendrá una mayor productividad en el trabajo y no pasará desapercibido con sus jefes. También puede complementar sus conocimientos llevando cursos de Office for Business, los cuales le ayudarán mucho en su trabajo diario.
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