Muchas empresas se han preguntado cómo se puede gestionar los procesos de las estrategias claves de la organización de manera eficiente, y paralelamente, se optimicen sus recursos. La Administración e Inteligencia de Negocios ha ayuda a analizar, gestionar, medir y consolar el crecimiento de una unidad de negocio, pero también existen otras herramientas que ayudan a obtener los resultados esperados de nuestras estrategias.

Ahora, podemos optimizar nuestros recursos con una herramienta eficaz llamada Scrum, que se caracteriza por su iterativa al resolver proyectos novedosos pero que requieren de resultados en corto plazo. Además, se supervisa el proceso de esta herramienta para ver si se logró con los resultados esperados para el proyecto, ver si se llegó a cumplir con los objetivos y las estrategias planteadas desde el principio.

¿Qué es el Scrum?

El Scrum es una Metodología Ágil que se utiliza para minimizar los riesgos durante la realización de un proyecto, pero de manera colectiva, y se busca obtener un mejor resultado. En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del resultado final. Además, el Scrum ofrece algunas ventajas como la productividad, la calidad, el seguimiento diario de los avances del proyecto, entre otras.

Se utiliza el Scrum para proyectos con entornos complejos, donde se necesite obtener resultados en un tiempo determinado, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad sean puntos fundamentales para comenzar a optimizar las estrategias y los recursos de tu proyecto.

¿Quiénes participan en el Scrum?

Antes de conocer cómo funciona el proceso de esta metodología, debes saber quiénes son las personas involucradas en este sistema para crear el Scrum. Hay que reconocer que este equipo es un factor imprescindible, ya que cada uno de ellos es de importancia para el funcionamiento y desarrollo del Scrum. Por ello, te mostramos quienes son estos agentes responsables del Scrum:

• Product Owner: Este personaje es el “jefe” responsable del proyecto, y quien habla con el cliente, para explicarle lo que pueden lograr con esta metodología, y asegura que el equipo con el que trabaja cumplirá con las expectativas al usar el Scrum.
• Scrum Master: Es el encargado de liderar las reuniones y ayudar al equipo. Además, es él quien garantiza que cada miembro del equipo pueda cumplir con sus asignaciones de manera adecuada. También minimiza los obstáculos para cumplir el objetivo del Sprint.
• Scrum Team: Ellos son los encargados de desarrollar y cumplir con lo que les asigne el Product Owner.
• Cliente: Él es quien recibe el producto, y también puede influir en el proceso, aportando sus ideas o comentarios sobre el desarrollo que se lleva a cabo. Además, al finalizar el proceso, él quien acepta si está de acuerdo con todo la metodología o si necesita mejorar en algún aspecto.

Crear un Scrum de manera práctica y sencilla

Para desarrollar un proyecto en Scrum se elabora el proceso en tiempos breves y fijos, por ejemplo, se puede tomar dos semanas, aunque algunos equipos lo desarrollan en 3 o 4 semanas. Cada iteración debe proporcionar un resultado completo, y que el producto final sea entregado en el tiempo acordado con el cliente.

Este proceso comienza con la lista de objetivos o requisitos que toma importancia del producto. El cliente prioriza los objetivos equilibrando el valor que aporte el costo y las iteraciones y entregas. Luego de explicar qué es el Scrum y quienes son los involucrados en este proceso, te explicaremos cómo crear este proceso de manera práctica sencilla.

1. Planificación

Esta etapa será la primera fase para la planificación de la iteración, que constará de dos partes fundamentales:

Product Backlog

En este punto se define como la “lista de deseos” sobre las que se basa el proyecto. El cliente presenta al equipo la “lista de deseos” o “whist list” priorizada del proyecto. Además, el equipo pregunta al cliente las dudas que van surgiendo, y poco a poco van seleccionando los requisitos más importantes que ayudarán a completar esta acción.

Este primer punto es elaborado por el Product Owner, y las funciones que él designe están de acuerdo a la importancia que más o menos priorice para la organización. El objetivo más importante del Product Owner es que resuelva la siguiente pregunta: “¿Qué hay que realizar?”.

Sprint Backlog

En este segundo punto de la primera etapa, el equipo elabora la lista de tareas de la iteración que se necesitaran para elaborar la “lista de deseos” con lo que se han comprometido. También, se desarrolla el subconjunto de ítems del Product Backlog, que es elegido por el equipo para realizarlo durante el Sprint en el que se va a trabajar. Cabe indicar que la duración de cada Sprint es establecido por el equipo.

Sprint Planning Meeting

Esta es una reunión que se lleva a cabo al inicio de cada Sprint, y define cómo se va a enfocar el proyecto que se estableció en el Product Backlog. Cada Sprint, está por diferentes tareas o asignaciones, por ejemplo, podemos indicar que en el primer Sprint se desarrollará el diseño del logo, se establecerán los colores y el contenido.

2. Elaboración

En esta etapa, ya se pone en práctica todo lo establecido anteriormente, pero también se desarrolla el Daily Scrum o Stand-up Meeting

Daily Scrum

Esta es una reunión de sincronización que se da por 15 minutos como máximo. Aquí, cada miembro del equipo revisa el trabajo y las asignaciones que fueron designadas por el Product Owner. En estas reuniones, el equipo debe responder a tres preguntas fundamentales, que les ayudará a ver sus avances:

• ¿Qué he realizado desde la última reunión de Daily Scrum?
• ¿Qué voy a realizar a partir de este momento?
• ¿Qué dificultades tengo o tendré? (Para esta pregunta, el Scrum Master debe procurar dar soluciones si uno de los miembros del equipo tiene problemas u obstáculos para seguir desarrollando el proyecto)

3. Inspección y Adaptación

En esta etapa, se culmina todo el proceso y desarrollo del proyecto, y está listo para presentárselo al cliente. En caso que este haga o realice algunos cambios, se podrá adaptar para que pueda cumplirse con los objetivos planteados desde el inicio.

Sprint Review o Demostración:

Este punto de la última etapa, el equipo presenta al cliente los requisitos culminados. Se presentaran los resultados, y si el cliente desea realizar cambios o adaptaciones necesarias, se planifica el proyecto para adecuarlo a los criterios de este.

Sprint Retrospective

Todo el equipo revisa los objetivos cumplidos del Sprint culminado. En esta fase final, se anota los buenos y malos aspectos de la elaboración del proyecto para no volver a repetir los errores. Además, este punto ayudará a implementar mejoras para que se realice un buen proceso de desarrollo.

Conclusión

El Scrum es una herramienta para la elaboración de proyectos complejos, y que requieren que sus resultados sean presentados en un corto plazo. Además, varias unidades de negocio lo están implementando para optimizar sus recursos