Microsoft Office sigue estando en la lista de habilidades de un trabajador ideal. Por ese motivo, conocer trucos y funcionalidades interesantes no sólo te ayudará a aumentar tus oportunidades de trabajo, sino que también aumentará tu productividad y te permitirá tener más tiempo libre.
Utiliza versiones antiguas
Microsoft Office te permite instalar distintas versiones en tu computadora y usarlas como mejor te convenga. Y si aún no te aclimatas a la nueva versión de Office, puedes seguir utilizando una versión anterior, para que te vayas acostumbrando a la nueva versión poco a poco.
Ahorra tiempo con una copia
Si quieres trabajar sobre la copia de un documento mientras dejas el archivo original sin cambios, puedes hacerlo sin problemas, esto te ahorrará tiempo y no será necesario editar la versión original. Para ello, dale clic a la opción “Archivo”, luego elige “Abrir”, “Documentos recientes”, dale clic derecho al documento que quieres abrir, luego en “Abrir una copia” y listo. Todos los cambios que hagas en el documento se guardarán en la copia.
Documentos Online
Si necesitas llevarte un documento importante a otro lugar, puedes guardar tus documentos en tu cuenta de Microsoft y luego acceder al archivo desde otro dispositivo mientras te encuentras alejado de tu computadora. También, puedes utilizar la aplicación de Office para smartphones, con esta funcionalidad es posible hacer cambios desde donde quieras.
Ya no hay necesidad de copiar y pegar
Utilizar Ctrl+X y Crtl+V para mover texto dentro de un documento no es un pecado, sin embargo, desde hace algunas versiones de Microsoft Office puedes hacer esta misma funcionalidad de manera más rápida, lo cual te ayudará a ser más productivo. Una vez que seleccionas el texto, utiliza la tecla F2. Esto te permitirá eligir el lugar donde quieres poner el texto dándolo con tan solo darle «Enter».
Utiliza Wikipedia desde Word
La aplicación de Wikipedia para Word es un buen recurso para investigación en general. Una vez que la tengas instalada, entra a la opción “Insertar”, “Apps para Office”, luego Wikipedia y listo. Asimismo, la aplicación también te permite insertar parte de un texto o imagen. Para ello, selecciona el texto o coloca el cursor sobre la imagen, luego dale clic al símbolo de insertar para ponerlo dentro del cuerpo de tu archivo de Word. El hipervínculo a la fuente es incluida de manera automática.
Gráficos recomendados
En versiones anteriores de Microsoft Excel, crear gráficos adecuados tomaba mucho tiempo, ya que no sólo tenías que ordenar la data y editar el gráfico, sino que tenías que encontrar el tipo correcto de gráfico para representar tu data. Ahora, en las nuevas versiones de Excel, puedes hacer todo ese trabajo con un solo botón, utilizando la función de gráficos recomendados. Esta función utiliza un algoritmo para determinar el gráfico.
Abre PDF en Word
Microsoft Word tiene una función que se llama PDF Reflow. El funcionamiento de esta herramienta es complicada, sin embargo, la finalidad es abrir archivos PDF y cambiarlos a un formato de Word, permitiéndote editar los documentos como mejor desees, incluyendo la función copiar. Ahora toda la data en PDF es accesible con Word. La conversión no siempre es perfecta, pero es una función muy útil.
Conclusión
Microsoft Office tiene diversas funciones que no muchas personas utilizan. Sin embargo, estas pueden ayudarte a completar tareas más rápidamente y, por lo tanto, aumentar tu productividad. Como buen profesional de Marketing Digital debes aprovechar todas las funciones que sean necesarias para que seas más competitivo en tu trabajo diario.